Fraude corporativo: nómina de sueldos

Los esquemas de fraude corporativo interno están divididos en tres grandes ramas: Apropiación de Activos, Declaraciones Fraudulentas y Corrupción. Entre los primeros, una familia de fraude frecuente son los esquemas de nómina de sueldo, o “payroll”.

En los esquemas de payroll, el perpetrador falsifica o altera información en la nómina de pagos, provocando que la empresa, inadvertidamente, pague sueldos ficticios o duplicados, que finalmente van a parar a manos del defraudador, un cómplice o un “palo blanco”.

Típicas modalidades de fraude por payroll son el pago a “empleados fantasma”, la falsificación de carga horaria, y los esquemas de pago de “comisiones”.

“Empleado fantasma” se refiere a “empleados” que figuran en la nómina de payroll, aunque en los hechos no hay tal empleado trabajando para la compañía; la empresa, sin embargo, le paga al “fantasma”, que en algunos casos, se trata de personas completamente ficticias; en otros, de personas reales cuya identidad está siendo utilizada por el defraudador. 
Para operar exitosamente un esquema de “empleado fantasma”, deben ocurrir 4 cosas: 1) incorporar al “fantasma” en la nómina de pagos; 2) mantener actualizados los registros sobre horarios y salarios del fantasma (falsificados); 3) que la empresa gire un cheque o deposite el respectivo pago; 4) que el pago sea direccionado hacia el perpetrador o un colaborador.

Se trata de un fraude interno relativamente simple de llevar a cabo con éxito, por aquéllas personas cuyos cargos, poderes o funciones les permiten -sea formalmente, sea en los hechos- incorporar nuevos trabajadores en la nómina de pago, o remover a aquéllos cuyo vínculo laboral ha terminado. 

En un ejemplo citado por la ACFE, un gerente responsable por la contratación de servicios de portería, incluye como trabajadores de la empresa a 80 personas reales, que jamás trabajaron en la empresa; cada uno de ellos tenía un trabajo real en otra compañía, y, una vez que recibían su pago “fantasma”, lo repartían con el gerente en cuestión. En otro ejemplo, a un administrativo del Departamento de Contabilidad el gerente a cargo le delegó las funciones de ingresar nuevos nombres a la nómina de sueldos, mantener y corregir la información de los registros de pago, y distribuir o depositar los cheques salariales emitidos. Casos como éste casi siempre tornan la supervisión del superior que delegó dicha confianza, en un control “estampilla” -aprueba sin real revisión- y, sumada la concentración de funciones, agregar “fantasmas” no tuvo obstáculos y se mantuvo por años.

La mitigación de este esquema de fraude convoca tanto controles preventivos como detectivos, que hoy están sumamente descritos, y permiten detectar tempranamente con una alta eficacia la ocurrencia del fraude y los involucrados, lo cual a su turno genera una espiral virtuosa de disuasión de dichos fraudes dentro de la empresa, al aumentar la probabilidad de captura -y con ello la percepción de riesgo y dificultad- elementos del componente “oportunidad”, uno de los tres vértices del triángulo del fraude.